PMI Southern Germany Chapter e.V. – PMI, PMP, PMBOK Guide

Volunteering im Chapter

Das PMI Southern Germany Chapter e.V. hat viele aktive Freiwillige, die sich ehrenamtlich für den Verein und Projektmanagement in Süddeutschland engagieren, sei es bei der Gestaltung von Stammtischen, bei den vielen Projekten, bei der Kommunikation und Außenwirkung des Chapters, beim akademischen Programm u.v.m.

Volunteering – ehrenamtliche Mitarbeit – bringt eine Menge Spaß an der Arbeit mit Kollegen aus der Projektmanagement-Disziplin. Außerdem Wachstum in neuen Aufgaben und PDUs (Punkte) für alle, die ihren Zertifizierungsstatus erhalten wollen. Auf Wunsch erhalten unsere Volunteers nach Erfüllung ihrer Aufgabe auch eine Bestätigung in Form eines individuellen Empfehlungsschreibens, das viele Kollegen bereits erfolgreich für Bewerbungen verwendet haben.

Voraussetzungen für Volunteering:

Mitgliedschaft im PMI und im PMI Southern Germany Chapter e.V.
Freude an der Arbeit mit hochklassigen Kollegen
Bereitschaft, sich in einer Aufgabe zu engagieren, die man so bisher nicht gemacht hat, an der man aber wachsen kann.
Etwas Zeit und viel Energie

Bei grundsätzlichen Fragen zum Thema "Volunteering bei PMI Chapter Southern Germany e.V" wenden Sie sich bitte per Mail an

Rollenabgrenzung

Rollenabgrenzung für Ehrenamtliche im PMI Southern Germany Chapter e.V. (Stand 19.9.2013)

Die wertvollste Ressource des PMI Southern Germany Chapter e.V. sind die Zeit und die Energie, die Ehrenamtliche („Volunteers“) einbringen, um die Zukunft unseres Chapters zu sichern. Der Vorstand erkennt die hohe Priorität dieser Ressource an. Er versteht, dass er diese Selbstverpflichtung der Mitglieder nicht überfordern darf, sondern den besten Nutzen aus ihr ziehen muss zum Wohle des Chapters, des PMI als Ganzem und der Projektmanagement-Profession. Das PMI Southern Germany Chapter e.V. hat mehrere Rollen für Ehrenamtliche und geschäftliche Partner. Mitgliedschaft im PMI wie auch im PMI Southern Germany Chapter e.V. ist Voraussetzung für die meisten dieser Rollen.

Die Rollen werden beschrieben wie folgt:

Gewählte Vorstandsmitglieder

Sieben Vorstandsmitglieder werden im Rahmen der Mitgliederversammlung von den Mitglie-dern des PMI Southern Germany Chapter e.V. gewählt. Sie tragen die Verantwortung für alle Chapter-Aktivitäten und sind autorisiert, Aufgaben an Directors at Large (DaLs) und andere Ehrenamtliche zu vergeben. Vorstandsmitglieder müssen Chapter-Mitglieder „in good standing“ (= frei von Belastungen durch säumige Zahlungen oder Disziplinarverfahren) sein.

Past President
Der Past President ist der/die letzte ehemalige Präsident(in) nach Ende seiner/ihrer Amtszeit. Der Past President unterstützt die gewählten Vorstandsmitglieder mit seiner/ihrer Erfahrung und sichert die konsistente Umsetzung von Strategien und Aktivitäten über Vorstandswechsel – aufgrund von Neuwahl oder Rücktritt von Vorstandsmitgliedern – hinaus. Der Past President ist zwar nicht direkt in diese Position gewählt worden, agiert aber dennoch als vollwertiges Vorstandsmitglied. Der Past President muss ein Chapter-Mitglied „in good standing“ sein.

Direktoren (Directors at Large, DaLs)
DaLs werden vom Vorstand durch Mehrheitsbeschluss bestimmt. Sie bilden den erweiterten Vorstand und haben exekutive Verantwortung für die Entwicklung von Regionen sowie Personengruppen oder für spezielle Aufgaben oder Projekte, die beim PMI Southern Germany Chapter e.V. anstehen. Die Details der Beauftragung werden im Einzelfall geklärt. DaLs müssen Chapter-Mitglieder „in good standing“ sein.

Kommittees
Kommittees sind Gruppen von Ehrenamtlichen, die unter Anleitung eines Vorstandsmitglieds, eines DaL oder eines beauftragten Ehrenamtlichen agieren. Kommittees können zeitlich befristet oder auf Dauer angelegt agieren und können für besondere Chapter-Projekte und Aktivitäten des laufenden Chapter-Betriebs verantwortlich sein. Sie können auch besonderes Fachwissen erzeugen oder mit anderen Formen besonderen Interesses verbunden sein. Mitglieder von Kommittees müssen Chaptermitglieder „in good standing“ sein.

Netzwerke
Netzwerke ähneln Kommittees, sind aber weniger formal. Ihnen können auch Nichtmitglieder beitreten. Das Ziel der Netzwerke ist, Fachthemen zu diskutieren und Fachwissen in speziellen Bereichen zu entwickeln, um so das PMI Southern Germany Chapter e.V. und seine Mitglieder und Ehrenamtlichen mit Personen von außerhalb des Chapters zu verbinden, die diese Interessen teilen. Ein Netzwerk wird nicht von einer Person gemanagt; stattdessen werden ein oder mehrere Moderatoren/innen beauftragt, die Arbeit zu koordinieren und zu beschleunigen.Netzwerke können auch gemeinsam mit anderen Verbänden eingerichtet werden, solange sie in Übereinstimmung mit den Zielen und Regeln des PMI Southern Germany Chapter sind.

Weitere Ehrenamtliche
Alle Mitglieder des PMI Southern Germany Chapter sind willkommen, das Chapter ehrenamtlich aktiv zu unterstützen. Positionen als Ehrenamtliche können für eine begrenzte Zeit oder zeitlich unbegrenzt übernommen werden. Ehrenamtliche können als Mitglieder von Projektteams, Aufgaben- oder regionsbezogenen Teams, als Komitee-Mitglieder oder unabhängig agieren. Ehrenamtliche müssen Chaptermitglieder „in good standing“ sein.

Unterstützer auf Honorarbasis
Der Vorstand des PMI Southern Germany Chapter e.V. kann fallweise entscheiden, Aufgaben an Chaptermitglieder, externe Personen oder vertraglich beauftragte Unternehmen auf Honorarbasis zu vergeben. Unterstützer auf Honorarbasis sind nicht notwendigerweise Mitglieder des PMI Southern Germany Chapter e.V.

Direktoren (DaLs) und der Vorstand
Von DaLs wird erwartet, dass sie eine aktive Rolle im PMI Southern Germany Chapter e.V. übernehmen. Sie werden vom Chapter-Vorstand für eine Zeitdauer von mindestens sechs Monaten, eventuell aber auch unbefristet beauftragt. Sie unterliegen nicht den Befristungen der Vorstandsmitglieder hinsichtlich der Amtsdauer, müssen aber Mitglieder „in good standing“ sein. Während jeder DaL vom Chapter Vorstand in einer Mehrheitsentscheidung ausgewählt worden ist, ist der DaL dem Tätigkeitsbereich eines Vorstandsmitglieds als direkter „Eskalationskontakt“ zugeordnet. Der DaL nutzt diese Person als direkten Kontakt für alle Kommunikationen, zum Beispiel:

Probleme in Verbindung mit den dem DaL übertragenen Aufgaben oder dem Projekt.

Aktualisierungen zu Aktivitäten und Termin-plänen in Verbindung mit den dem DaL übertragenen Aufgaben oder dem Projekt.
Fragen zur Ausrichtung von Aktivitäten mit den Regeln des PMI und des PMI Southern Germany Chapter e.V.
Finanzielle Unterstützung durch das Chapter zur Unterstützung der Aufgaben oder des Projekts des DaL.

Zur Unterstützung der Rolle des DaL bietet das PMI Southern Germany Chapter e.V. seinen DaLs folgende Unterstützung an:

Kurze Präsentation der Person mit Portrait und Kurz-Bio in www.pmi-sgc.de.
PMI Southern Germany Chapter Visitenkarte (auf Anfrage).
Eigene E-Mail Adresse beim PMI Southern Germany Chapter e.V.
Offizielle PMI Southern Germany Chapter E-Mail-Signatur.
Registrierung des DaL als Chapter Officer im PMI Component System, einer von PMI geführten zentralen Datenbank zu Chapterführungskräften. Die Position wird dann in der offiziellen Historie ehrenamtlicher Tätigkeiten (Volunteer History) dokumentiert.
Stellung eines Budgets und nichtfinanzieller Ressourcen wo angebracht.
Unterstützung mit Materialien aus dem PMI Marketing Portal, wo angemessen.
Besondere Sichtbarkeit in den Präsenzen des PMI Southern Germany Chapter e.V. in sozialen Netzen und in Chapter-Medien (z.B. Newsletter, Magazin)
Option, als Delegierte(r) des Chapters zu PMI Kongressen, Leadership Institute Meetings oder regionalen Meetings aufzutreten und so die Fähigkeiten und Kenntnisse zum PMI zu verbessern.

Für größere Aufgaben oder Projekte wird von DaLs erwartet, Gruppen mit Ehrenamtlichen zu führen. Sie werden dann die ersten Ansprechpartner für Fragen und Probleme darstellen. Die Beauftragung beginnt mit einer formalen Berufung oder einem formalen Project Charter (Projektauftrag). Nach der Beauftragung erhalten DaLs ein Empfehlungsschreiben.

Offene Volunteer-Stellen

Aktuell sind folgende Volunteering Stellen im Chapter zu besetzen:

Funktionale Rollen

Director at Large Chapter-Meetings München

Description or summary (committee purpose)

Planung und Durchführung unserer Chaptermeetings in München, 5 bis 6 Meetings im Jahr, darunter auch unsere jährliche Mitgliederversammlung. Wir wünschen uns zwei Personen, die das im miteinander betreiben, und von denen mindestens je eine jeweils bei den Veranstaltungen dabei ist.

Duties

Pflege des Meetingkalenders
Raumbuchung bzw. Suche von und Koordination mit Veranstaltungssponsoren
Organisation des Catering
Vereinbarungen mit Vortragenden
Registrierung der Besucher (mit Unterstützung unseres Büros)

Experience

Erwünscht: Erfahrung in der Organisation von wiederkehrenden Events

Is membership required?

Yes

Desired skill sets

Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
Bereitschaft und Befähigung, vor einer Zuschauerschaft zu sprechen

PDUs to be awarded

Je 3 pro Meeting als Teilnehmender Je Stunde Vorbereitung 1 PDU (unter "Giving back...")

Start of work

Baldmöglichst

Contact

Bitte Kontaktaufnahme an:

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Projekte Social Responsibility

Projektmanager/-in für das Chapter-Projekt „Generation Y – Integrate Youth!“

Bezeichnung der Volunteer-Aktivität bzw. Rolle

Projektmanager/-in für das Chapter-Projekt „Generation Y – Integrate Youth!“

Zusammenfassung der Position

Verantwortung für die erfolgreiche Planung und Durchführung einer Kampagne zur Positionierung des Chapters als attraktive Organisation für jüngere Menschen (speziell Generation Y), die sich für Projektmanagement interessieren.
Leitung eines Teams von voraussichtlich 4 Volunteers.

Ergebnisse

Das PMI Southern Germany Chapter fördert den Nachwuchs, um mit jüngeren Mitgliedern seine Stellung als beruflicher Interessensverband zu bekräftigen. Über unterschiedliche Kanäle (alle Kanäle des Chapters, sowie ausgewählte externe Print- und Online-Medien) sollen jüngere Chapter-Mitglieder sowie Nicht-Mitglieder angesprochen werden.
Der Ablauf der Kampagne wird am Anfang des Projekts ausgearbeitet. Die Kampagne muss die Zielgruppen ansprechen und sie auf die Angebote hinführen, die das Chapter für seine Mitglieder bereithält.

Aufgaben

Vermittler, Unterstützer und Ideengeber für das Projektteam.
Steuerung des Projektteams, wenn nötig und angebracht.
Teammeetings (auch als Web-Sessions) einberufen und moderieren.
Regelmäßige Berichterstattung und Abstimmung mit dem Projektsponsor (Vice President Projects) und den stellvertretenden Projektsponsoren (Vice President Programs, Vice President Education und den Directors at Large für Social Responsibility Projects (SRP) und Small and Medium Projects (SMP)).
Projekt-Marketing, z. B. durch Berichte über das Projekt auf der Chapter Website, dem Newsletter und dem Chapter-Magazin.

Kompetenzen

Zuverlässigkeit und Freundlichkeit, Zielorientierung, Führungsstärke, gute Beobachtung, sensibel für Emotionen.

Geschätzter Aufwand

Für die Projektdauer durchschnittlich 4 Stunden pro Woche

Bewerbungen möglich bis

31.01.2018

Dauer der Aktivität

01.02. - 31.12.2018

Benötigte Personenanzahl

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Projektmitarbeiter/-in Social Media „Generation Y – Integrate Youth!“

Bezeichnung der Volunteer-Aktivität bzw. Rolle

Projektmitarbeiter/-in Social Media für das Chapter-Projekt „Generation Y – Integrate Youth!“

Zusammenfassung der Position

Planung und Durchführung einer Kampagne zur Positionierung des PMI Southern Germany Chapters als attraktive Organisation für jüngere Menschen (speziell Generation Y), die sich für Projektmanagement interessieren. Die Verantwortung erstreckt sich auf den Teilbereich der sozialen Online-Medien. Dazu gehören Facebook, Twitter, LinkedIn, XING und weitere noch zu bestimmende Medien, die speziell unsere Zielgruppe ansprechen.

Ergebnisse

Die Kampagne ist in den ausgewählten Medien aufgesetzt. Der Content der Kampagne ist publiziert. Es findet eine aktive Kommunikation mit der Zielgruppe in diesen Medien statt.
Regelmässige, strukturierte Reports über die Aktivitäten in der Community ermöglichen ein Monitoring der Kampagne. Der Erfolg der Social-Media Kampagne zeigt sich darin, dass ein Beitrag zu folgenden Projektzielen geleistet wird:

Positive Wahrnehmung unseres Chapters in der Zielgruppe
Gewinnen von neuen Chapter-Mitgliedern
Mehr Teilnehmer bei Chaptermeetings und Stammtischen
Zusätzliche Volunteers für Chapterprojekte

Aufgaben

Zusammen mit dem Projektteam Auswahl der Online-Medien, die für die Zielgruppe Generation Y relevant sind.

Einbeziehung der Fokusgruppe (ausgewählte Mitglieder der Zielgruppe, die dem Projekt als Interview- und Diskussionspartner zur Verfügung stehen).
Verifizierung der Ansprache der Zielgruppe durch Diskussion mit der Fokusgruppe.
Inhalte planen und in der Sprache der Zielgruppe publizieren
(Ausarbeitung der Inhalte erfolgt durch Teamwork im Projektteam).
Monitoring der Aktivitäten, die durch unsere Kampagne in den Medien ausgelöst werden.
Trends und mögliche Eskalationen frühzeitig erkennen und darauf reagieren.
Inhalte aktualisieren und optimieren (Change Management).
Beantwortung von Fragen, Kommentierung von Posts und verfassen von eigenen Posts, um die Kampagne zu steuern (Community Management).
Regelmäßige Berichterstattung und Abstimmung mit dem PMI SGC Projektmanager.

Anmerkung:
Nach der Publizierung der Kampagne wird vorübergehend mit einem erhöhten Arbeitsaufwand für das Community Management gerechnet. Dafür werden ggf. weitere Volunteers eingesetzt.

Kompetenzen

Zuverlässigkeit und Freundlichkeit, Zielorientierung, gute Beobachtungsgabe, praktische Erfahrung in der Nutzung von Social Media, technisches Verständnis von Online-Diensten und Content-Management sowie idealerweise SEO (Search Engine Optimization).

Geschätzter Aufwand

Für die Projektdauer durchschnittlich 4 Stunden pro Woche

Bewerbungen möglich bis

28.02.2018

Dauer der Aktivität

01.03.2018 - 31.12.2018

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Projekt PM-Summit 2018

Teilprojektleiter Offline-Marketing

Bezeichnung

PM-Summit 2018 – Teilprojektleitung „Offline-Marketing & PR“

Zusammenfassung der Position

Verantwortung des Teilprojektes Offline-Marketing für den PM-Summit 2018.

Ergebnisse

Offline Marketing-Medien, insbesondere Werbeflyer, Programmheft, Konferenztasche; ggf. weitere Objekte je nach Anforderung des Projektes

Aufgaben

Entwurf von Offline-Marketing Material sowie Beauftragung der Produktion unter Einhaltung der Budgetvorgaben. Koordination von 1-2 Mitarbeitern, Abstimmung mit Projektleitung und den anderen Teilprojekten.

Kompetenzen

Eigenständige Arbeitsweise, Verständnis für die Aufgabenstellung, Gespür für Marketing

Geschätzter Aufwand

Bis Ende November 2018: mind. 2 Stunden je Woche

Beginn der Aktivität

Sofort

Ende der Aktivität

31.12.2018

Link zum VRMS

Teilprojektleiter Online-Marketing

Bezeichnung

PM-Summit 2018 – Teilprojektleitung „Online-Marketing“

Zusammenfassung der Position

Verantwortung des Teilprojektes Online-Marketing für den PM-Summit 2018.

Ergebnisse

Beiträge für die bestehenden Webseite pm-summit.de (auf Basis WordPress) sowie für weitere Online-Kanäle (Xing, Twitter, Newsletter)

Aufgaben

Erstellung von Beiträgen für Webseite und weitere Online-Kanäle (Xing, Twitter, Newsletter), Koordination von 1-2 Mitarbeitern, Abstimmung mit Projektleitung und den anderen Teilprojekten

Kompetenzen

Eigenständige Arbeitsweise, Verständnis für die Aufgabenstellung, Gespür für Marketing (Texte, Grafiken, Webseite)

Geschätzter Aufwand

Bis Ende November 2018: mind. 2 Stunden je Woche

Beginn der Aktivität

Sofort

Ende der Aktivität

31.12.2018

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Teammitglied TP Marketing - Redakteur

Bezeichnung

Teammitglied PM-Summit 2018: 1 Person für die Erstellung von Marketing-Texten (online und offline) sowie das Design von Marketing-Materialien

Beschreibung

Erstellung von Marketing-Texten und Werbemitteln; Posting von Texten in Blogs und Social Media

Ergebnisse

Marketing-Materialien und Social-Media-Werbetexte für PM-Summit, Präsentationen für die Projektleiter

Aufgaben

Die Projektleiter besprechen zu Beginn die jeweilige Rolle, die der Volunteer besetzen möchte, und legen Milestones fest; danach regelmäßiges Reporting und Abstimmung mit der Projektleitung

Skills

Zuverlässigkeit und Freundlichkeit, gute Beobachtungsgabe, Sprach- und Wortgewandtheit, Internetaffinität; selbstständige Arbeitsweise

Zeitbedarf

im Laufe der nächsten 10 Monate ca. 10 - 25 Stunden pro Monat

Beginn der Tätigkeit

Sofort

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Teammitglied TP Marketing - Homepage

Bezeichnung

Teammitglied PM-Summit 2018: 1 Person für die laufende Homepage-Aktualisierung

Beschreibung

Aktualisierung der Konferenz-Website analog http://pmsummit2016.pmi-sgc.de/; Unterstützung Teilnehmer-Management (Informationsaustausch zu Anmeldungen etc.)

Ergebnisse

Homepage tagesaktuell halten; Unterstützung weiterer Online-Maßnahmen

Aufgaben

Die Projektleiter besprechen zu Beginn die jeweilige Rolle, die der Volunteer besetzen möchte, und legen Milestones fest; danach regelmäßiges Reporting und Abstimmung mit der Projektleitung

Skills

Zuverlässigkeit und Freundlichkeit, gute Beobachtungsgabe, Sprach- und Wortgewandtheit, Internetaffinität; selbstständige Arbeitsweise

Zeitbedarf

im Laufe der nächsten 7 Monate ca. 10 - 25 Stunden pro Monat

Start

Sofort

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TP Marketing - Webmaster

Bezeichnung der Volunteer-Aktivität bzw. Rolle / Volunteer Opportunity or Role Name

Webmaster (m/w) für PM-Summit 2018

Webmaster (m/f) for PM-Summit 2018

Zusammenfassung der Position / Description or summary (committee purpose)

Website Administration und Konfiguration für die neue Website für den PM-Summit 2018 analog pmsummit2016.pmi-sgc.de/ (WordPress)

Website Administration and configuration for the new website of the conference PM-Summit 2018 (reference version: pmsummit2016.pmi-sgc.de/ (WordPress))

Ergebnisse / Deliverables

Funktionerendes Backend, funktionierende Zugriffe durch verschiedene User mit verschiedenen Rollenberechtigungen,
leichtes Content Management durch die User

Backend that works for different users with different rights, easy content management for users

Aufgaben / Duties

Website Administration und Content-Verwaltung und -pflege in enger Abstimmung mit der Projektleitung

Website administration and content management in alignment with project management

Kompetenzen / Desired skill sets

Analysefähigkeiten, Problemlösungsfähigkeit, technische Raffinesse, Frustrationstoleranz